LAS EMPRESAS CONSTRUCTORAS NECESITAN UN SISTEMA DE INFORMACIÓN PARA LA TOMA DE DECISIONES

LAS EMPRESAS CONSTRUCTORAS NECESITAN UN SISTEMA DE INFORMACIÓN *

La complejidad de los procesos internos propios de las empresas constructoras requiere que sus directivos adopten una estructura coherente de gestión que sirva de soporte interno para la toma de decisiones. Ya de por sí, el sector de la construcción engloba a un conjunto de actividades diversas marcadas por unos patrones comunes que las vinculan a la ejecución de obras, la fabricación de elementos incorporables, así como tareas auxiliares englobando tanto actividades industriales puras como de servicios.

Algunos de los aspectos problemáticos a destacar giran en torno a las variables más importantes vinculadas con la gestión empresarial y que en este sector revisten particular relevancia, tales como:

a) La problemática financiera que viene de la mano tanto del endeudamiento a largo plazo de los adquirentes de este tipo de bienes, como de la capacidad de endeudamiento de la propia empresa, en cuanto motor de expansión de su actividad productiva. Ello requiere el desarrollo de un plan de financiación a largo plazo que recoja su proyección dentro del corto plazo. Los costes financieros constituyen una de las cargas más importantes de las empresas constructoras y frecuentemente se convierten en un factor del riesgo de supervivencia.
b) La problemática relativa a la valoración: La normativa vigente en la actualidad marca los patrones de acumulación de costes que es preciso respetar en la valoración no sólo de los inventarios de materiales, sino también y de forma particular, en la de productos en curso, productos terminados y trabajos realizados para la propia empresa.
c) El análisis y control de costes constituye una fuente de competitividad cada vez más importante, a medida que el mercado inmobiliario y de la construcción en general se expande. Las variables relativas a los aprovisionamientos, la gestión de los recursos materiales, los servicios exteriores, el personal laboral cualificado para los distintos oficios, la intervención de los profesionales de la construcción, en particular arquitectos e ingenieros o las subcontratas han de recibir un adecuado tratamiento de análisis y control de costes y gestión que posibilite disponer del conocimiento de la evolución de estas variables en tiempo y forma en orden a la oportuna toma de decisiones.
d) Los aspectos jurídicos revisten una importancia creciente, particularmente en lo relativo a la tramitación legal de las obras, desde su planificación, hasta su comercialización y cobro: proyectos de ejecución de obra y su contenido, licencias y permisos de obra, coeficientes de edificabilidad, riesgos y garantías a terceros, etc. No se ha de perder de vista en ningún momento la repercusión que los mismos tienen sobre los costes no sólo con anterioridad al inicio de las obras, sino también posteriormente incluso a su enajenación.
e) La problemática relativa a la periodificación de ventas e ingresos exige, además de tomar en consideración la normativa actual en relación con el reconocimiento del resultado, la incorporación al sistema de información de gestión del cálculo del volumen de obra realizada con objeto de establecer los porcentajes de ejecución y determinar en base a los mismos el importe de las deudas contraídas por los clientes.
f) Dentro de un sector de actividad en el que el "producto" a suministrar se caracteriza por su elevado coste en recursos, es preciso prestar particular atención a la problemática derivada de las inversiones necesarias tanto en inmovilizados productivos, como en el fondo de maniobra requerido para garantizar el adecuado nivel de liquidez de la empresa.
g) El sistema operativo de las empresas constructoras que habitualmente se ciñe a la producción bajo pedido partiendo de un presupuesto aceptado por el cliente, junto con un proyecto que establece condiciones de ejecución y plazos de entrega requiere la aplicación de un adecuado sistema de planificación, ejecución de las obras y control de resultados. El análisis de las desviaciones habidas constituye una herramienta de gestión de gran eficacia.

Los anteriores presupuestos ponen de manifiesto la necesidad de una planificación estratégica que aborde los problemas financieros, económicos y de gestión a los que la empresa constructora ha de enfrentarse en su quehacer cotidiano, así como un sistema integrado de control de gestión que suministre la información puntual requerida en cada momento por los responsables de las diferentes áreas operativas.
Estos artículos son de interés para los constructores, ingenieros y arquitectos y el personal involucrado en obras.


*Ricardo Rodríguez González - Profesor de la Universidad de Valladolid

LA INGENIERÍA DE CONSTRUCCIÓN Y LA GERENCIA DE PROYECTOS

SU CONTRIBUCIÓN EN LOS PROYECTOS DE INFRAESTRUCTURA

"El ingeniero civil con preparación en ingeniería de construcción y gerencia de proyectos está capacitado para administrar proyectos complejos como son los proyectos de infraestructura. El estudiante de ingeniería de construcción y gerencia de proyectos aprende sobre la gerencia financiera, el control de costos, la contabilidad de la construcción, el análisis económica aplicado a la toma de decisiones, los estimados de costos, el uso del equipo, la administración de la mano de obra, el uso de los materiales, el aspecto financiero, la seguridad en el proyecto de construcción y otros temas.

La ingeniería de construcción y la gerencia de proyectos es el área de la ingeniería civil que se ocupa de administrar eficientemente los recursos disponibles para la construcción. Estos recursos son los materiales, los equipos, las personas, el dinero y el tiempo. La meta de la gerencia de proyectos es construir eficientemente los proyectos de infraestructura. Esto implica que los proyectos se construyan teniendo en cuenta unos planos y especificaciones, un presupuesto, y un período de tiempo previamente establecido para realizarlo. La ingeniería de construcción y la gerencia de proyectos utilizan los conceptos de la planificación y programación de proyectos, el control del tiempo y del costo, los conceptos de productividad, el diseño de las operaciones, los estimados de costos, los conceptos generales de la gerencia y las finanzas, el control de la calidad y la seguridad de las personas.


DESCRIPCIÓN DE LA ESPECIALIDAD

Tradicionalmente el ingeniero civil que se especializa en la ingeniería de la construcción y la gerencia de proyectos se involucra con el proceso de construcción en el instante en que un dueño tiene listo un conjunto de planos y especificaciones donde se ha representado gráfica y descriptivamente las instalaciones que se desean construir. Como ejemplo si el Departamento de Transportación y Obras Públicas necesita construir un sistema de transportación pública utilizando la tecnología de trenes pesados. El departamento de Transportación y obras Públicas, a quien se le llamara el dueño en nuestra discusión, contrata a una compañía de diseño para que produzca el conjunto de planos y especificaciones. Cuando estos planos y especificaciones están completos, el Departamento de Transportación y Obras Públicas invita a contratistas interesados a participar en una competencia que llamaremos licitaciones para determinar quién construirá la obra. Los contratistas interesados obtienen copias de los planos y las especificaciones, los estudian, y antes del día de la licitación (si están interesados someten una propuesta donde indican al dueño por cuanto dinero están dispuestos a construir el tren. El contratista que presente la mejor oferta normalmente será contratado para realizar la obra.

El contratista comienza su labor tratando de convertir en una realidad lo que está en los planos. Es necesario que el contratista utilice los recursos eficientemente para así poder completar el proyecto según fue acordado y obtener algunas ganancias. En otras palabras, el contratista tendrá que tener las destrezas necesarias para asegurarse que el proyecto se complete a tiempo y dentro del presupuesto fijado por el contrato. También el contratista es responsable de realizar la obra siguiendo al pie de la letra los planos y las especificaciones.

Las buenas relaciones humanas son muy importantes para que las obras se puedan realizar eficientemente. El ingeniero de construcción tiene que comunicarse bien con el dueño, con el diseñador, los subcontratistas, sus empleados, los obreros y diferentes agencias del gobierno que regulan la construcción.

Es necesario que el ingeniero civil que se dedique a la construcción aprenda sobre técnicas de gerencia, procesos de construcción, control de operaciones, técnicas efectivas de comunicación oral, escrita, gráfica y computarizada seguridad, control de calidad, y gerencia de personal, para realizar su trabajo eficiente y efectivamente"

Dr. Antonio A. Gonzáles Quevedo (Puerto Rico)


Con el deseo de contribuir a la administración de las Obras estamos haciéndoles llegar algunos artículos que consideramos que son de interés.

Melva Araujo C.
Grupo WARIS
www.warissoft.com

LA GERENCIA DE OBRAS, EL CONTROL Y LOS RESULTADOS

EL INGENIERO GERENTE ¿UN NUEVO PROFESIONAL?

La función de un gerente es semejante a la de un catalizador, obtener resultados haciendo que los componentes y constituyentes de una empresa reaccionen entre sí y utilizar los recursos del modo más eficiente posible. Desdichadamente, cuando se trata con seres humanos, no existen reglas simples que determinen la forma en que un gerente puede interactuar con los miembros de la empresa para alcanzar resultados deseados.

Al revisar los métodos referentes al control en los sistemas de decisión administrativos, se descubre en ellos un cambio que parte de la teoría de control mecánico o cibernético a un sistema abierto o socio-técnico. El análisis de estos cambios indica nuevas orientaciones, las que comprenden teorías de sistemas, retroalimentación de información y aspectos organizativos. Se ha señalado que "pocas cosas han sido más frustrantes para los gerentes que los resultados de algunos de sus intentos para desarrollar controles y medidas de ejecución funcionales para canalizar las energías de sus empleados hacia los objetivos de la empresa". En parte, las dificultades nacen de una falta de apreciación de todos los aspectos que tienen efecto sobre los sistemas de decisión y control. No solamente se necesitan controles formales sino que controles que incluyan la elección organizativa y dependan de la interacción del gerente con los miembros de la empresa. Los gerentes deben reconocer también la importancia de los grupos de trabajo autónomos, la necesidad de autocontrol por parte de los miembros de la empresa, los aspectos motivadores en la relación de trabajo y el aspecto de cómo ejercitar el poder para adquirir control e influenciar el desempeño.

Es innegable que los cambios se suceden cada día a un ritmo mayor. Como empresarios, debemos intentar administrar el futuro y los cambios que con toda seguridad ocurrirán. Los gerentes de esta época necesitan estar alertas, ya que no pueden adoptar la cómoda actitud de “esperemos ¿a ver qué pasa?”. En un gran número de empresas la estructura de la organización es sencillamente resultado de un proceso de evolución fortuito. A menudo los gerentes con varios años de manejar una empresa, se dan cuenta de que sus estructuras administrativas actuales son obsoletas y se muestran renuentes a implantar nuevas formas porque temen las críticas de sus compañeros conservadores o, también, no se realiza por la carga adicional que la búsqueda de recursos representa para el presupuesto, la planificación y el desarrollo de personal se consideran algo fuera de lo común y las retribuciones potenciales se tienen como muy imprecisas o remotas. Lawrence Appley de la American Management Association expresó en una ocasión “Los malos gerentes dedican su tiempo a solucionar los problemas de ayer, los buenos se concentran en los problemas presentes y los excelentes dedican sus esfuerzos a los problemas del futuro”,

La revolución descrita en los sistemas de administración ya se encuentra en marcha. Muchas organizaciones ignoran aún este hecho, o no tienen conciencia de la conmoción que producirá en ellas. El gerente debe contar con la información que necesita para orientar e implementar los cambios en forma exitosa.

El gerente y su personal de obra deben tener una estrategia y una información acerca de la forma de cambiar y de administrar el entorno dramáticamente conflictivo de las obras de construcción. Se debe proporcionar al gerente de la obra, las herramientas necesarias para que en el proceso de la toma de decisiones, disponga de los suficientes elementos de juicio o “datos”, que garanticen la calidad de sus decisiones. Las decisiones reiterativas que se toman en los niveles operativos o inferiores, como es el caso de la obra, deben ser apoyadas por sistemas expertos. Estos sistemas deben tener como característica sus posibilidades de poder ”registrar” la experiencia de los expertos antes del inicio de la obra (hacer planes) para que durante la ejecución de la obra el sistema sea utilizado como un “manual interactivo”, es decir, el sistema con la información que almacena pueda simular las decisiones de los expertos para hacer “expertos” en lo que no son a quienes lo utilizan.

Eduardo F. Aguilar Reátegui (Perú)
Software WARIS2000 - Director
www.warissoft.com